Khi dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn đầy, các tệp của bạn sẽ ngừng đồng bộ hóa và Outlook có thể bỏ lỡ các email có tệp đính kèm. Để tránh điều đó, bạn sẽ cần nhanh chóng giải phóng một số dung lượng lưu trữ OneDrive để nhường chỗ cho các tệp và email mới. Surface Care sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
Mục lục bài viết
Xóa Thùng rác của OneDrive
Khi bạn xóa một tệp khỏi tài khoản OneDrive, tệp đó sẽ được chuyển đến thùng rác. Vì các tệp trong thùng rác được tính vào dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn, nên việc dọn dẹp thường xuyên là điều cần thiết. Trong khi OneDrive giữ các tệp đã xóa trong thùng rác trong 30 ngày, bạn có thể xóa thủ công chúng để giải phóng một số dung lượng ngay lập tức.
Để làm trống thùng rác, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive trên thanh tác vụ Windows (góc dưới bên phải), sau đó chọn Recycle bin. Nếu bạn không có ứng dụng trên máy tính để bàn, hãy đăng nhập vào OneDrive web , sau đó nhấp vào biểu tượng Recycle bin trong ngăn điều hướng bên trái.
Cuộn qua các mục trong thùng rác của bạn một lần để đảm bảo bạn không xóa bất kỳ mục quan trọng nào. Để xóa tất cả các mục, hãy nhấp vào tùy chọn Empty recycle bin bên dưới thanh tìm kiếm ở trên cùng. Nếu không, bạn có thể chọn từng mục rồi nhấp vào Delete để xóa chúng vĩnh viễn.
Bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng ứng dụng OneDrive trên điện thoại của mình. Trong phiên bản Android của ứng dụng, hãy đi đến tab Me từ dưới cùng và chạm vào Recycle Bin . Sau đó, chọn Delete ALL để làm trống thùng rác. Trên iOS, hãy chạm vào biểu tượng hồ sơ ở góc trên bên trái, chọn Recycle Bin , chọn tất cả các tệp bạn muốn xóa, rồi chạm vào Delete.
Xóa các tập tin lớn và không cần thiết
Sau khi thùng rác đã được dọn sạch, hãy cùng tìm hiểu xem mục nào chiếm nhiều dung lượng nhất bằng tùy chọn Quản lý dung lượng lưu trữ trong OneDrive. Để xác định mục nào chiếm nhiều dung lượng nhất, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive trên thanh tác vụ và chọn Cài đặt . Ở góc dưới bên trái, hãy nhấp vào Quản lý dung lượng lưu trữ . Thao tác này sẽ mở tài khoản OneDrive của bạn trên web.
Nếu bạn không có ứng dụng dành cho máy tính, hãy đăng nhập vào OneDrive web, nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn Tùy chọn trong cài đặt OneDrive .
Trang tóm tắt lưu trữ hiển thị dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn được sử dụng bởi các tệp và tệp đính kèm Outlook. Nhấp vào liên kết OneDrive và đợi nó hiển thị các tệp và thư mục trên màn hình của bạn.
Theo mặc định, OneDrive sắp xếp danh sách theo các tệp lớn nhất trong tài khoản của bạn. Ý tưởng là tìm các tệp lớn nhưng ít quan trọng hơn mà bạn có thể xóa hoặc di chuyển đến nơi khác.
Sao lưu tập tin vào ổ đĩa cục bộ của bạn
Xóa tệp khỏi tài khoản OneDrive của bạn trên web cũng sẽ xóa tệp đó khỏi thư mục OneDrive trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn và ngược lại. Vì vậy, nếu bạn có tệp hoặc thư mục trong OneDrive mà bạn không muốn lưu trữ trên đám mây nữa nhưng vẫn giữ một bản sao trên máy tính, bạn sẽ cần di chuyển tệp hoặc thư mục đó ra khỏi thư mục OneDrive trước khi xóa.
Để tạo bản sao lưu, hãy nhấp đúp vào biểu tượng OneDrive trên thanh tác vụ để mở thư mục OneDrive. Duyệt qua các tệp và thư mục, chọn bất kỳ tệp nào bạn muốn sao lưu, nhấn Ctrl + C để sao chép tệp đó, sau đó di chuyển tệp đó đến một thư mục khác trên ổ đĩa của bạn.
Bây giờ, trong OneDrive web, hãy chọn tất cả các tệp bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa ở góc trên cùng bên trái. Nhấp vào Xóa một lần nữa để xác nhận hành động. Sau khi xóa các tệp, hãy làm trống thùng rác của bạn một lần nữa để xóa vĩnh viễn chúng và lấy lại dung lượng lưu trữ. Nếu bạn không thể xóa một số tệp, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi để khắc phục sự cố khi xóa tệp trong OneDrive .
Hãy nhớ rằng ảnh cũng có thể chiếm dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn. Để dọn dẹp thư viện ảnh, hãy mở tùy chọn Ảnh ở ngăn bên trái, chọn tất cả ảnh bạn không muốn giữ và nhấn Xóa .
Tối ưu hóa cài đặt đồng bộ OneDrive của bạn
Theo mặc định, OneDrive sao lưu các thư mục chuẩn trên máy tính của bạn, bao gồm Documents, Desktop và Pictures. Bằng cách tối ưu hóa cài đặt đồng bộ OneDrive, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những mục quan trọng mới được lưu trữ trên đám mây. Để bật đồng bộ có chọn lọc, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive trên thanh tác vụ và chọn Settings.
- Đi tới tab Sync and Backup và nhấp vào Manage Backup ở bên phải.
- Tắt tất cả các công tắc của các thư mục mà bạn không muốn sao lưu nữa.
- Nhấp vào Stop backup khi bạn nhận được hộp thoại Bạn có chắc chắn muốn dừng sao lưu thư mục không?. Sau đó, nhấp vào Đóng.
Tránh lưu bất kỳ tệp nào không quan trọng và lớn trong thư mục Documents để dễ truy cập. OneDrive sẽ đồng bộ hóa tất cả các tệp trong các thư mục này, cuối cùng sẽ lấp đầy không gian lưu trữ đám mây của bạn trong thời gian ngắn. Quản lý tệp có kỷ luật là chìa khóa để quản lý hiệu quả không gian lưu trữ đám mây hạn chế.
Tối ưu hóa tệp đính kèm trong email
Tệp đính kèm email Outlook hiện được tính vào dung lượng lưu trữ OneDrive thay vì dung lượng lưu trữ email Outlook. Đối với một chuyên gia đang làm việc, các tệp đính kèm email có thể tăng lên nhanh chóng, chiếm hết 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí ít ỏi mà OneDrive cung cấp. Cuối cùng, các email có tệp đính kèm sẽ ngừng gửi vì không có dung lượng để lưu trữ chúng.
Một giải pháp cho vấn đề này là xóa các tệp đính kèm lớn khỏi Outlook. Thật không may, bạn không thể xóa tệp đính kèm mà không xóa chính email đó. Vì vậy, hãy lưu mọi thông tin và tệp đính kèm quan trọng vào ổ đĩa cục bộ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây khác trước khi dọn dẹp tệp đính kèm của bạn.
Để xóa tệp đính kèm email, hãy mở OneDrive trên web, nhấp vào Cài đặt ở góc trên bên phải và chọn Options. Trong Manage storage, nhấp vào liên kết Outlook (Tệp đính kèm) .
Thao tác này sẽ mở tài khoản Outlook của bạn và hiển thị tất cả các email có tệp đính kèm. Xem lại và chọn các email có tệp đính kèm mà bạn cho là an toàn để xóa và nhấp vào Xóa.
Bây giờ, hãy mở tab Deleted Items ở ngăn bên trái, chọn tất cả các mục và nhấp vào Xóa để làm trống thùng rác.
Di chuyển tệp sang bộ nhớ ngoài hoặc dịch vụ đám mây khác
Nếu dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn sắp hết, bạn nên sao lưu dữ liệu vào ổ lưu trữ ngoài. Ổ cứng ngoài hoặc ổ flash USB là những cách đáng tin cậy để sao lưu cục bộ lượng lớn dữ liệu.
Một giải pháp khác là di chuyển tệp của bạn sang một dịch vụ lưu trữ đám mây khác, như Google Drive , cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Nếu bạn cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, bạn có thể đăng ký Google One , bắt đầu từ 1,99 đô la một tháng cho 100 GB dung lượng lưu trữ cùng với các lợi ích khác.
Cân nhắc nâng cấp gói lưu trữ của bạn
Nếu bạn sử dụng OneDrive, hãy cân nhắc nâng cấp gói lưu trữ của mình. Microsoft không cung cấp bất kỳ gói OneDrive cao cấp nào nhưng cung cấp thêm dung lượng lưu trữ với các gói Microsoft 365.
Ví dụ, gói Microsoft 365 cơ bản cung cấp 100GB dung lượng lưu trữ với giá 19,99 đô la một năm cùng với các lợi ích khác như quyền truy cập Outlook không có quảng cáo, quyền truy cập ứng dụng Office trên web và thiết bị di động, bảo vệ tệp và ảnh khỏi phần mềm tống tiền OneDrive và quyền truy cập vào dịch vụ hỗ trợ của Microsoft.
Nếu bạn cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, gói Microsoft 365 Personal sẽ có giá 6,99 đô la một tháng cho 1 TB dung lượng lưu trữ và quyền truy cập vào các ứng dụng máy tính để bàn cao cấp, bao gồm Office, Clipchamp, Teams, Microsoft Defender, v.v.
Hy vọng rằng, với những mẹo Surface Care đề xuất, bạn không cần phải nâng cấp dung lượng lưu trữ OneDrive của mình. Với các biện pháp quản lý lưu trữ tốt nhất, bạn có thể ngăn dung lượng lưu trữ OneDrive của mình nhanh chóng đầy.
Những mẫu Microsoft Surface đáng mua nhất trong năm 2024.
Dịch vụ sửa chữa Surface uy tín, lấy ngay tại Hà Nội, HCM, Đà Nẵng.
